Porady

Jak lepiej zarządzać budżetem firmy przy współpracy z freelancerami?

W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesowym, wiele firm szuka sposobów na optymalizację kosztów i zwiększenie elastyczności operacyjnej. Jednym z kluczowych rozwiązań jest współpraca z freelancerami. A ta – odpowiednio zarządzana, może przynieść znaczące oszczędności.

Efektywne zarządzanie budżetem firmy to jedno z najważniejszych wyzwań, przed którymi stają współczesne przedsiębiorstwa. W dobie rosnącej popularności pracy zdalnej i elastycznych form zatrudnienia, współpraca z freelancerami staje się coraz bardziej powszechna i korzystna. Wybór podwykonawców zamiast tradycyjnych pracowników etatowych pozwala na znaczną redukcję kosztów, zwiększa elastyczność operacyjną i umożliwia lepsze dopasowanie zasobów do potrzeb firmy.

Korzyści finansowe ze współpracy z niezależnymi specjalistami

Praca z freelancerami pozwala na znaczącą redukcję kosztów stałych, które ponosi firma zatrudniająca pracowników na etat. Wybierając wolnych strzelców, przedsiębiorca unika konieczności ponoszenia kosztów związanych z wynagrodzeniem miesięcznym, składkami ZUS, ubezpieczeniem zdrowotnym oraz innymi świadczeniami pracowniczymi. Dodatkowo, brak potrzeby zapewnienia miejsca pracy, sprzętu oraz innych zasobów niezbędnych do wykonywania obowiązków zawodowych przez etatowych pracowników prowadzi do dalszych oszczędności. Płacąc freelancerom wyłącznie za wykonaną pracę, firma może też lepiej dostosować swoje wydatki do bieżących potrzeb i obciążeń projektowych.

— Freelancerzy są zatrudniani do konkretnych projektów lub zadań, co eliminuje konieczność płacenia wynagrodzeń w okresach przestojów. Dodatkowo, brak zobowiązań związanych z ubezpieczeniami, benefitami i innymi kosztami pracowniczymi pozwala na znaczną redukcję wydatków. Dzięki elastycznemu modelowi współpracy, firmy mogą lepiej zarządzać budżetem, inwestując środki tam, gdzie są najbardziej potrzebne, co przyczynia się do zwiększenia efektywności finansowej i operacyjnej przedsiębiorstwa — tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń na linii klient-freelancer.

Współpraca B2B bardziej opłacalna niż umowy cywilnoprawne

Nie wszyscy freelancerzy decydują się na założenie działalności gospodarczej, między innymi dlatego, że w pracy zdalnej koszty uzyskania przychodu dla osób fizycznych pozwalają na obniżenie podatku w większym stopniu niż działalność gospodarcza. To sprawia, że w połączeniu z obowiązkiem comiesięcznego opłacania składek na rynku usług zdalnych posiadanie własnej firmy nie jest standardem, a freelancerzy chętniej decydują się na umowy o dzieło.

Jednak dla przedsiębiorców współpraca B2B, w oparciu o rachunek lub fakturę, jest znacznie bardziej korzystna niż zawieranie umów cywilnoprawnych.

– Faktury pozwalają na łatwiejsze zarządzanie księgowością, ponadto są często wliczane w abonament księgowy bez dodatkowych opłat oraz nie wymagają opłacania składek ZUS, co obniża koszty zatrudnienia. Faktura VAT od freelancera rozwiązuje też problemy z klasyfikacją usług i eliminuje potrzebę spisywania skomplikowanych warunków, co często występuje w przypadku umów cywilnoprawnych – wyjaśnia Żaneta Siwik z Useme.

Dodatkowo, warto pamiętać, że jeśli przedsiębiorca jest vatowcem, faktura VAT jest również łatwiejsza w rozliczeniu podatkowym w porównaniu do rachunków, które nie pozwalają na odliczenie podatku od towaru i usług.

Zalety platform do zarządzania freelancerami i rozliczania pracy zdalnej

Na rynku istnieją platformy dedykowane freelancerom i rozliczaniu pracy zdalnej. Ułatwiają one nie tylko legalne i uporządkowane rozliczenie współpracy z niezależnymi specjalistami, ale również oferują wygodne zarządzanie dokumentacją, historią projektów i fakturami VAT.

To sprawia, że zarządzanie kosztami i obowiązkami administracyjnymi staje się znacznie prostsze. Tym bardziej, że platformy dedykowane freelancerom umożliwiają osobom nieposiadającym działalności gospodarczej wystawianie faktur, a więc przedsiębiorcy mogą korzystać z usług niezależnych specjalistów bez potrzeby zawierania tradycyjnych umów o dzieło czy umów zlecenia, co minimalizuje ryzyko i związane z tym koszty.

(Re)negocjacje i stała ocena współpracy kluczem do oszczędności

Warto utrzymywać stały kontakt z freelancerami i szukać bardziej opłacalnych rozwiązań. Regularna renegocjacja warunków współpracy oraz stawek może przyczynić się do dalszej optymalizacji kosztów.Przedsiębiorcy powinni okresowo przeglądać warunki współpracy, analizując rynkowe stawki i oceniając, czy aktualne wynagrodzenie odpowiada wartości dostarczanych usług. Regularne renegocjacje pozwalają na dostosowanie stawek do bieżących potrzeb i budżetu firmy, co przyczynia się do efektywnego zarządzania kosztami. Ponadto, stała ocena współpracy, uwzględniająca terminowość, jakość wykonanej pracy oraz zaangażowanie freelancera, umożliwia identyfikację najbardziej wartościowych podwykonawców. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą podejmować świadome decyzje o kontynuacji współpracy lub poszukiwaniu nowych specjalistów.

– Optymalizacja współpracy z freelancerami to proces wymagający zaangażowania i świadomości biznesowej, ale odpowiednio zarządzany przynosi wymierne korzyści. W erze cyfryzacji i globalizacji, umiejętność efektywnego zarządzania zespołem rozproszonym staje się jednym z kluczowych elementów sukcesu współczesnych firm. Dzięki odpowiednim strategiom i narzędziom przedsiębiorstwa mogą nie tylko obniżyć koszty, ale także zwiększyć swoją konkurencyjność i innowacyjność na dynamicznie zmieniającym się rynku – podsumowuje Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń na linii klient-freelancer.

W czasach, kiedy walka o klienta stała się dla wielu firm codziennością, niezwykle ważne jest umiejętne wykorzystywanie każdego sposobu dotarcia do niego. Kalendarze firmowe, dostępne w różnych formach i rozmiarach, świetnie się do tego nadają – łącząc funkcję użytkową i dekoracyjną, a także opatrzone logotypem firmy, stanowią doskonały nośnik reklamowy.

Kalendarz to pożądany i bardzo chętnie wykorzystywany nośnik reklamy. Pozwala nie tylko na umieszczenie logo danego podmiotu oraz danych teleadresowych, ale również przekazanie istotnych informacji dotyczących profilu działalności firmy.

Podstawą skutecznych działań reklamowych i marketingowych jest dotarcie do najszczerszej grupy odbiorczej. Kalendarz wpisuje się w ten cel znakomicie. Jest to przedmiot codziennego użytku, a powieszony na ścianie w dość ruchliwym miejscu znakomicie eksponuje umieszczone na nim logo reklamowanego podmiotu.

Ważną zaletą kalendarzy jest możliwości modyfikacji ich formy oraz dostosowania do konkretnych potrzeb i oczekiwań klienta.

Kalendarze poza rolą reklamową spełniają funkcję użytkową. Rozprowadzone wśród pracowników danego podmiotu pomagają organizować i planować pracę wprowadzając ład i porządek.

Wykorzystywane jako materiały reklamowe, mogą wzmacniać identyfikację pracowników z firmą i pomagać w budowaniu wizerunku marki.

Kalendarz reklamowy to świetny sposób na rozreklamowanie firmy tanim kosztem. Dzięki temu dane przedsiębiorstwo pozostanie w pamięci odbiorcy, a wykorzystywany kalendarz będzie pełnił również funkcję praktyczną.

Wybór właściwego wariantu wydruku może sprawić wiele problemów, ponieważ część osób zlecających profesjonalny wydruk zupełnie nie orientuje się, na czym polegają obie techniki druku.

W przypadku tradycyjnego druku cyfrowego cały proces polega na naświetlaniu wałka z warstwą fotoprzewodzącą, do której w miejscach gdzie mamy uzyskać obraz podczepiają się drobinki toneru, by następnie podczas przenoszenia na docelowy nośnik (papier) uzyskać wierne odwzorowanie oryginału.

Natomiast wydruk w technologii offsetowej jest znacznie bardziej zaawansowany. Obraz jest w pierwszej kolejności naświetlany na naświetlarce CTP. Kolejno jest przenoszony z płaskiej formy na podłoże drukarskie. Uruchomienie procesu drukarskiego to dość spory koszt w porównaniu z drukiem cyfrowym.

Co ważne, chociaż wiele osób nie zauważa tej różnicy, w druku offsetowym – ze względu na trwałe naświetlanie obrazu na płaskiej powierzchni – nie ma możliwości wprowadzenia zmian w projekcie w trakcie rozpoczętego procesu wydruku.

Biorąc pod uwagę cenę, droższym rozwiązaniem jest druk offsetowy. Wynika to właśnie z wykorzystywanej technologii. Dlatego też ten rodzaj wydruku jest opłacalny przy masowym druku tego samego projektu. Tutaj jednak pojawia się pytanie, kiedy możemy mówić o wydruku masowym. Wszystko zależy tak naprawdę od kilku parametrów – nie tylko ilości drukowanych egzemplarzy, ale przede wszystkim od jego formatu czy ewentualnego uszlachetnienia. Wykorzystanie druku cyfrowego czy offsetowego to zwykła kalkulacja oparta na formacie projektu, czasie jego realizacji i jakości wydruku. Przykładowo: wydruk projektu w formacie A3 w nakładzie 200 szt. na papierze kredowym będzie tańszy w przypadku offsetu. Z drugiej strony karty w formacie DL i nakładzie 1000 szt. opłaca się wydrukować cyfrowo. Jak widać, w przypadku wydruku cyfrowego i offsetowego, nakład jest pojęciem względnym. Patrząc jednak na kwestię kosztów z drugiej strony, jeśli planujesz wydruk wysokonakładowy, to właśnie offset będzie najbardziej optymalnym – zarówno jakościowo, jak i cenowo – rozwiązaniem.

Offset ma najwyższą rozdzielczość wydruku spośród wszystkich możliwych technologii, a jej wartość może wynieść nawet 4800 dpi. Tyle teorii, gdyż w praktyce zalecaną rozdzielczością wydruków jest wartość 300 dpi, która zapewnia odpowiednią ostrość wydruku.

Główną zaletą druku cyfrowego jest fakt, że jego technologia umożliwia wydruk bezpośrednio z pliku w wersji elektronicznej – najczęściej zapisane w formacie PDF, a nierzadko też doc. A to sprawia, że wykorzystanie druku cyfrowego w realizacji konkretnych zleceń możliwe jest można powiedzieć, niemalże od ręki. Z racji na niezbyt wysokie wymagania co do nośnika, przygotowanie materiału do druku jest tanie i krótkie - oczywiście w zależności od nakładów. Przeszkodą może być jednak wielkość, czyli gramatura papieru i format danego projektu. Druk cyfrowy stosuje się najczęściej do wydrukowania projektów o maksymalnej wielkości A3+ - a to zamyka się w obrębie wizytówek, ulotek oraz broszur, których grubość nie przekracza 300g/m2.

Druk offsetowy jest bardziej skomplikowaną i droższą technologią, to opłacalną tylko w zleceniach masowych. W przeciwieństwie do druku cyfrowego druk offsetowy uniemożliwia na zmiany "na bieżąco”. Jednak druk offsetowy to przede wszystkim znakomita jakość – wszystko dzięki rozdzielczości do 4800dpi. A to sprawia, że wysokonakładowe bezproblemowo można wydrukować w niskiej cenie jednostkowej. Druk offsetowy to również większa ilość dostępnych kolorów. Nie jest to jednak typowe koło CMYK, a wzornik pantone, który zawiera w sobie m.in. odcienie złota i srebra, co może dać niesamowite rezultaty zwłaszcza w wymagających projektach.

Wybór może być trudny. Wszystko zależy od tego, czego oczekujesz. Obecnie jakość wydruków zarówno w technice cyfrowej, jak i offsetowej jest na zbliżonym poziomie. Druk cyfrowy jest bardziej wyrazisty, tańszy i szybszy przy mniejszych nakładach. A same wydruki można pozyskać od ręki. Zaletą jest też fakt, że poprawki można wprowadzać w czasie rzeczywistym. Z drugiej strony druk offsetowy to gwarant najwyższej jakości. To również o wiele lepsze możliwości kolorystyczne, a także wierniejsze oddanie barw i półtonów. Minusem jest jednak wolny czas pracy i konieczność początkowego "rozgrzania" maszyny, jednak możliwość druku na wielu materiałach o różnych gramaturach wybacza tą wadę.

Przez długie lata, gdy myśleliśmy o jakiekolwiek drukarni, to chodziło właśnie o drukarnię offsetową. Drukarnie z dużą maszyną, gdzie nanoszenie farb na papier nie odbywa się bezpośrednio, a przy użyciu formy drukowej. To właśnie na formie drukowej znajduje się obraz tego, co będzie drukowane. I jest on powielany na kolejnych arkuszach. Jest to złożony proces, ponieważ najpierw trzeba przygotować ową formę (bez zagłębiania się w różne, dostępne technologie). Dochodzimy właśnie do odpowiedzi na nasze pytanie. Drukarnia offsetowa mogłaby wydrukować 100 wizytówek, ale kosztowałyby tyle samo, co 1000 wizytówek, ponieważ nakład pracy byłby ten sam - czyli przygotowanie formy drukarskiej, przygotowanie farb, ustawienie maszyny. Dlatego też można spotkać się z pozornie niemiłymi drukarzami, którym nie chce się tłumaczć istoty druku offsetowego. Ale to nie znaczy, że wszyscy są niemili!

Obecnie jest to już niemal standard i podstawowy nakład wizytówek. No ale co się zmieniło, że niektóre drukarni oferują wizytówki w mniejszych nakładach? Różnica dotyczy technologii. Stało się to możliwe, dzięki ciągle rosnącej popularności druku cyfrowego. Druku bez form drukowych, bezpośrednio na papierze. Czyli prościej, szybciej i przede wszystkim taniej. Bez problemu można wydrukować nawet 1 plakat i przesłać je od razu do klienta.

Niejednokrotnie mogliście usłyszeć negatywne opinie na temat jakości druku cyfrowego, że to nie ta jakość itd. Tak były, na początku wprowadzania tej technologii. Te czasy jednak minęły i dla większości projektów nie będzie widać żadnej różnicy w jakości wydruku, niezależnie od wybranej technologii.

Wybierz druk cyfrowy, jeśli potrzebujesz niższy nakład i masz mniej czasu. Czyli jeśli potrzebujesz 100 ulotek A5 na jutro, wybierz druk cyfrowy. Druk offsetowy będzie bardziej opłacalny przy większych nakładach - np 1000 plakatów A3.